Die Aufgaben eines Corona Liaison Officers (CLO), so lautet der offizielle Titel der Position, beginnen bereits weit vor den Spielen. Die erste Aufgabe war die Erstellung sogenannter Activity Plans für die Einreise und der ersten 14 Tage in Japan für alle. Diese bestimmen, an welche Orte man für rein arbeitsrelevante Zwecke, während der ersten 14 Tagen Soft-Quarantäne, besuchen darf und muss zunächst fristgerecht eingereicht, dann von Tokyo Olympics akzeptiert und letztendlich noch von der japanischen Regierung genehmigt werden. Außerdem musste jede Person bei Einreise 2 PCR-Tests 96 – 72 und 72 – 24 Stunden vor Abflug von Laboren, die ebenfalls von der japanischen Regierung genehmigt wurden, vorweisen. Die Planung von den Laboren und des Prozederes dabei fiel auch in den Aufgabenbereich der CLOs. Zur Einreise musste man zusätzlich zwei Apps, für die Kontaktnachverfolgung und für das Einreiseprozedere, installieren. Durch gute Vorbereitung kamen alle Mitarbeiter gut in Japan an.
Vor Ort ist die primäre Aufgabe der CLOs die Überwachung der regelmäßigen Testungen und Gesundheitsdaten – Eintragungen sowie das Management von Close Contacts und positiven Fällen, wobei von Letzteren glücklicherweise bei dem ARD, ZDF und ARD-Radio noch keine zu vermelden sind. Dabei wird sehr eng mit dem Tokyo Organising Committee of the Olympic and Paralympic Games (TOCOG) und den Olympic Broadcasting Services (OBS) zusammengearbeitet, den Kontakt mit den Betroffenen gehalten und versucht Infektionsschutz und Sendesicherheit Einklang zu bringen.
„Einen Job zu machen, den es vorher noch nicht gab, war anfangs natürlich mit einigen Ungewissheiten verbunden, was die Arbeit und die gemeinsame Lösungsfindung mit den Kollegen und den japanischen Behörden aber umso spannender gemacht hat“, berichtet Yannik Gräf, der erstmals im beruflichen Kontext nach Tokyo gereist ist. Gemeinsam mit Nils Nakayama bildet Gräf das CLOS-Team vor Ort.
"Der Kontakt mit den Kollegen war sehr herzlich und es hat viel Spaß gemacht in einem so erfahrenen Team mit einer einmaligen Sonderrolle mitzuarbeiten. Der Kontakt mit den japanischen Behörden hat viel Fingerspitzengefühl erfordert und Verständnis für die Kulturellen Besonderheiten, aber auch das hat gut geklappt", freut sich Nakayama.